Conditions générales
de vente.

Article 1 - Objet et champ d'application

Les présentes Conditions Générales de Vente, ci-après les "CGV", ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le prestataire exerçant sous la dénomination Externow, dont l'identité juridique et les coordonnées figurent dans le devis ou le contrat accepté, ci-après "Externow" ou le "Prestataire", fournit ses prestations de services externalisés à ses clients professionnels.

Les présentes CGV s'appliquent exclusivement aux clients agissant dans le cadre de leur activité professionnelle, ci-après le "Client".

Toute commande ou souscription à une prestation Externow implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGV.

Les informations figurant sur le site internet d'Externow présentent les services proposés mais ne constituent pas, à elles seules, un engagement contractuel.

Les conditions particulières applicables à chaque mission, notamment sa nature, son périmètre, son volume horaire, son tarif, sa durée, sa date de démarrage et les éventuelles modalités spécifiques d'exécution, sont précisées dans le devis, le bon de commande ou le contrat conclu avec le Client.

En cas de contradiction entre les présentes CGV et les conditions particulières convenues par écrit avec le Client, ces dernières prévalent.

Article 2 - Services proposés

Externow propose aux entreprises des prestations externalisées à distance, organisées selon les besoins du Client autour de quatre domaines :

• Assistance et gestion : administration, traitement de données, pré-comptabilité, appui RH, e-commerce et conciergerie ;
• Relation client et développement : prospection, suivi commercial et CRM, accueil, support client et service après-vente ;
• Communication et création : gestion des réseaux sociaux, rédaction et référencement web, graphisme et production multimédia ;
• Compétences transversales : assistance multilingue et utilisation d'outils numériques ou d'automatisation dans le cadre convenu.

Le contenu précis de chaque mission, ses livrables et ses limites sont définis dans le devis ou le contrat. Les actes relevant d'une profession réglementée ou d'une habilitation particulière ne sont réalisés que si les autorisations nécessaires sont réunies.

Article 3 - Définition et mise en place de la mission

Avant le démarrage d'une collaboration, Externow analyse les besoins communiqués par le Client afin de déterminer le profil et l'organisation les plus adaptés.

Externow peut notamment :

• identifier et sélectionner un collaborateur correspondant aux besoins exprimés ;
• présenter un ou plusieurs profils au Client ;
• organiser, lorsque nécessaire, un échange entre le Client et le profil proposé ;
• mettre en place les modalités de démarrage de la mission ;
• assurer le suivi de la collaboration ;
• recueillir les retours du Client ;
• procéder aux ajustements nécessaires au bon déroulement de la prestation.

La prestation est considérée comme engagée après acceptation du devis, du bon de commande ou du contrat et, lorsque cela est prévu, après réception du premier paiement.

Le Client demeure libre d'exprimer ses besoins, priorités, instructions opérationnelles et résultats attendus.

L'organisation de la prestation, la sélection des collaborateurs et leur suivi relèvent d'Externow.

La collaboration entre le Client et un collaborateur Externow ne crée aucun contrat de travail entre ces derniers.

Article 4 - Formules et durée de la collaboration

Externow peut proposer différentes modalités d'engagement. La formule effectivement choisie par le Client est précisée dans le devis, le bon de commande ou le contrat.

4.1 - Formule avec engagement

La formule avec engagement est souscrite pour une période initiale de trois (3) mois à compter de la date prévue au contrat ou, à défaut, de la réception du premier paiement.

Elle peut permettre au Client de bénéficier de conditions tarifaires préférentielles.

A l'issue de la période initiale, la prestation est renouvelée automatiquement pour des périodes successives de trois (3) mois, sauf résiliation adressée à Externow au moins sept (7) jours calendaires avant l'échéance de la période en cours.

Toute augmentation substantielle et permanente du volume de prestations peut faire l'objet d'un nouveau devis ou d'un avenant précisant les nouvelles conditions commerciales et, le cas échéant, une nouvelle durée d'engagement.

En cas de résiliation anticipée à l'initiative du Client pendant une période d'engagement, les conséquences financières sont celles indiquées dans le devis, le bon de commande ou le contrat applicable.

4.2 - Formule sans engagement

La formule sans engagement est organisée par périodes mensuelles.

Le Client peut demander son arrêt sous réserve d'en informer Externow par écrit au moins sept (7) jours calendaires avant la prochaine échéance mensuelle.

La résiliation prend alors effet à cette échéance.

Le tarif applicable à une formule sans engagement peut être différent de celui applicable à une formule avec engagement.

Article 5 - Tarifs

Les tarifs applicables sont ceux indiqués sur le devis, le bon de commande, le contrat ou, lorsqu'un tarif public est expressément applicable à la prestation concernée, sur le site internet d'Externow.

Sauf indication contraire, les tarifs sont exprimés en euros hors taxes.

Les taxes éventuellement applicables sont déterminées en fonction de la réglementation fiscale applicable à l'opération et sont mentionnées sur les documents de facturation.

Toute prestation supplémentaire ou dépassant le périmètre initialement convenu peut donner lieu à une facturation complémentaire après information du Client.

Article 6 - Facturation et paiement

Sauf disposition contraire prévue dans les conditions particulières, les prestations récurrentes sont facturées mensuellement et payables d'avance.

Le Client reçoit un document précisant notamment :

• la période concernée ;
• la formule souscrite ;
• le volume de prestation convenu ;
• le tarif applicable ;
• et, le cas échéant, la durée d'engagement restante.

Le règlement s'effectue par virement bancaire ou par lien de paiement Stripe, lorsque cette option est proposée sur la facture ou le devis. Les coordonnées bancaires ou le lien de paiement sont communiqués sur le document correspondant. Sauf délai particulier accepté par écrit, la facture est payable à réception et avant le début de la période de prestation concernée. La date d'échéance figure sur la facture.

En cas de non-paiement à l'échéance, Externow pourra, après information du Client, suspendre tout ou partie de la prestation jusqu'à régularisation.

Lorsque la réglementation française relative aux transactions entre professionnels est applicable, tout retard de paiement entraîne également l'application des pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévues par cette réglementation et mentionnées sur la facture.

Les frais bancaires, frais de transfert ou autres frais directement liés au mode de paiement choisi peuvent être mis à la charge du Client lorsqu'ils sont expressément indiqués avant le paiement.

Article 7 - Organisation, horaires et moyens techniques

Sauf accord particulier, les prestations sont réalisées du lundi au vendredi selon les horaires convenus entre les parties.

Des horaires spécifiques, notamment en soirée, le week-end ou correspondant à un autre fuseau horaire, peuvent être convenus lorsque la nature de la mission et la disponibilité du collaborateur le permettent.

Les horaires et volumes prévus pour chaque Client sont précisés dans les conditions particulières de la mission.

Le Client s'engage à transmettre en temps utile les informations, documents, accès et instructions nécessaires à l'exécution de la prestation.

Équipements et moyens techniques

Externow met à disposition des assistants affectés aux missions un ordinateur adapté aux tâches confiées, une connexion Internet stable et une solution de secours destinée à limiter les interruptions de service. En cas d'incident technique, Externow informe le Client dans les meilleurs délais et recherche une solution adaptée. Les heures non réalisées sont traitées conformément à l'article 8.

Toute exigence particulière du Client concernant le matériel ou sa configuration, notamment un ordinateur d'une marque ou d'un modèle déterminé ou un équipement dédié exclusivement à sa mission, fait l'objet d'une étude préalable. Les éventuels coûts supplémentaires et leurs modalités, ainsi que, s'il y a lieu, la propriété, l'entretien et la restitution du matériel, sont précisés dans le devis ou un document contractuel complémentaire et soumis à l'accord écrit préalable du Client. Aucun coût supplémentaire lié à ces exigences n'est engagé ou facturé sans cet accord.

Article 8 - Heures réservées et absences

Lorsque le Client bénéficie d'un volume horaire mensuel réservé, les heures rendues disponibles par Externow mais non utilisées en raison d'une absence de consignes, d'une indisponibilité du Client, d'une annulation tardive ou d'un défaut de communication restent dues.

Sauf accord écrit d'Externow, ces heures ne sont ni reportables ni remboursables.

Lorsqu'une prestation ne peut être réalisée en raison d'une absence justifiée du collaborateur affecté à la mission, Externow privilégie, selon les circonstances :

• le rattrapage des heures non effectuées ;
• l'intervention temporaire d'un profil équivalent ;
• le report des heures concernées ;
• ou, lorsque les solutions précédentes ne peuvent raisonnablement être mises en oeuvre, l'établissement d'un avoir ou le remboursement au prorata de la prestation non réalisée.

Article 9 - Evolution de la collaboration et remplacement d'un collaborateur

Le Client peut demander :

• une augmentation ou une diminution de son volume de prestation ;
• une évolution du périmètre de la mission ;
• le remplacement du collaborateur affecté à la mission ;
• une suspension temporaire ;
• ou l'arrêt de la prestation.

Ces demandes doivent être adressées à Externow dans le respect des délais d'engagement et de préavis applicables.

En cas de remplacement, Externow s'efforce de proposer dans un délai raisonnable un profil disposant de compétences et d'un niveau d'expérience adaptés aux besoins du Client.

Lorsque le Client suspend temporairement sa prestation, Externow ne peut garantir que le même collaborateur restera disponible lors de la reprise.

Le tarif peut être ajusté lorsqu'un changement de profil, de volume horaire ou de périmètre de mission le justifie. Toute modification tarifaire est communiquée au Client avant son entrée en vigueur.

Article 10 - Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• communiquer des informations exactes et suffisamment précises ;
• définir clairement les tâches et résultats attendus ;
• fournir les documents, outils, logiciels et accès nécessaires à la mission ;
• respecter les règles de sécurité associées à ses systèmes d'information ;
• ne confier aucune mission illicite ou contraire aux présentes CGV ;
• respecter les collaborateurs Externow et maintenir des échanges conformes aux usages professionnels ;
• régler les sommes dues aux échéances prévues.

Le Client reste responsable des décisions prises sur la base des travaux réalisés ainsi que de la validation finale des documents, contenus, opérations ou communications effectués pour son compte lorsque cette validation relève normalement de sa responsabilité professionnelle.

Article 11 - Confidentialité

Externow et les collaborateurs intervenant dans le cadre des missions s'engagent à préserver la confidentialité des informations, documents, fichiers, identifiants, méthodes, échanges et données auxquels ils peuvent avoir accès.

Ces informations ne doivent être utilisées que pour les besoins de la prestation confiée.

L'obligation de confidentialité demeure applicable après la fin de la collaboration aussi longtemps que les informations concernées présentent un caractère confidentiel.

Lorsque la nature de la mission le justifie, un accord de confidentialité spécifique peut être conclu entre les parties.

Article 12 - Données personnelles

Lorsque l'exécution d'une prestation implique le traitement de données personnelles pour le compte du Client, les parties s'engagent à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données.

Lorsque le Client agit en qualité de responsable du traitement et Externow en qualité de sous-traitant, Externow traite les données uniquement dans le cadre des instructions documentées du Client et pour les finalités nécessaires à l'exécution de la mission.

Les modalités précises concernant notamment :

• les catégories de données traitées ;
• les finalités du traitement ;
• la confidentialité ;
• les mesures de sécurité ;
• les personnes autorisées à accéder aux données ;
• la gestion des incidents ;
• la restitution ou la suppression des données ;
• et, lorsqu'ils sont applicables, les transferts internationaux de données,

peuvent faire l'objet d'une annexe spécifique relative à la protection des données.

Le Client demeure responsable de la licéité des données qu'il transmet à Externow et des instructions qu'il donne concernant leur traitement.

Article 13 - Propriété intellectuelle

Sauf stipulation particulière contraire, les documents, créations, contenus ou livrables spécifiquement réalisés pour le Client dans le cadre d'une mission sont destinés à son utilisation professionnelle après paiement intégral des sommes correspondantes.

Les outils, méthodes, modèles, procédures, savoir-faire, documents préexistants et éléments appartenant à Externow avant le début de la mission demeurent la propriété d'Externow.

Lorsqu'une prestation implique la création d'un contenu susceptible d'être protégé par un droit de propriété intellectuelle et nécessitant une cession spécifique de droits, les modalités de cette cession peuvent être précisées dans les conditions particulières de la mission.

Article 14 - Non-sollicitation et non-débauchage

Le Client reconnaît que la recherche, la sélection, la qualification, la formation et le suivi des collaborateurs constituent une composante essentielle du service fourni par Externow.

Pendant toute la durée de la collaboration et pendant une période de vingt-quatre (24) mois suivant sa cessation, le Client s'interdit, sauf autorisation écrite préalable d'Externow, de recruter, embaucher, contracter directement ou indirectement ou établir une collaboration professionnelle directe avec un collaborateur qui lui aurait été présenté ou affecté par Externow.

Cette interdiction s'applique également lorsqu'une telle collaboration est organisée par l'intermédiaire d'un tiers ou d'une autre structure.

En cas de violation de cette obligation, Externow pourra demander au Client le paiement d'une indemnité forfaitaire de 15 000 euros, sans préjudice de son droit de solliciter la réparation d'un préjudice supérieur lorsqu'une telle demande est autorisée par le droit applicable.

Article 15 - Réclamations et difficultés rencontrées

Toute difficulté concernant l'exécution d'une prestation doit être signalée à Externow dans les meilleurs délais par écrit à l'adresse suivante :

contact@externow.com

Le Client doit fournir les informations permettant d'identifier la mission et la difficulté rencontrée.

Lorsque celle-ci est imputable à Externow ou à son collaborateur, Externow privilégie, selon la situation :

1. la correction ou le rattrapage de la prestation concernée ;
2. la mise à disposition d'un profil alternatif ;
3. l'adaptation de l'organisation de la mission ;
4. lorsque les solutions précédentes ne permettent pas de résoudre la situation, un avoir ou remboursement calculé au prorata de la prestation concernée et non réalisée.

Lorsque la difficulté résulte d'instructions insuffisantes ou erronées, d'un défaut de communication, d'une indisponibilité ou d'une action imputable au Client, les prestations et volumes réservés restent dus.

Article 16 - Responsabilité

Externow s'engage à exécuter les prestations avec diligence et professionnalisme dans le cadre d'une obligation de moyens.

Externow ne peut être tenue responsable des conséquences résultant notamment :

• d'informations inexactes, incomplètes ou tardives communiquées par le Client ;
• d'instructions erronées ou insuffisamment précises ;
• d'un défaut de validation relevant du Client ;
• d'une utilisation des livrables différente de leur destination prévue ;
• d'un dysfonctionnement provenant des outils ou services appartenant au Client ou à un prestataire tiers ;
• ou de tout événement indépendant du contrôle raisonnable d'Externow.

Sauf disposition légale impérative contraire, la responsabilité d'Externow est limitée aux dommages directs et prévisibles résultant d'un manquement qui lui est directement imputable.

Les éventuelles limitations ou plafonds de responsabilité propres à une mission peuvent être précisés dans le contrat ou les conditions particulières applicables.

Article 17 - Force majeure

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations lorsque celui-ci résulte d'un événement de force majeure au sens du droit applicable.

La partie concernée informe l'autre partie dans les meilleurs délais et prend les mesures raisonnablement possibles afin de limiter les conséquences de l'événement.

Lorsque l'empêchement est temporaire, les obligations affectées peuvent être suspendues pendant la durée de cet empêchement.

Lorsque l'empêchement devient définitif ou rend durablement impossible la poursuite de la prestation, les parties peuvent mettre fin à la mission dans les conditions prévues par le droit applicable.

Article 18 - Résiliation

Toute demande de résiliation doit être adressée par écrit à :

contact@externow.com

La date de prise d'effet dépend de la formule souscrite et du délai de préavis applicable.

Externow peut suspendre immédiatement une prestation notamment en cas :

• de défaut de paiement ;
• d'utilisation manifestement illicite du service ;
• d'atteinte à la sécurité des collaborateurs ou systèmes ;
• de comportement abusif, discriminatoire, menaçant ou portant atteinte à la dignité d'un collaborateur ;
• ou de manquement grave du Client à ses obligations contractuelles.

En cas de manquement susceptible d'être corrigé, Externow peut inviter le Client à régulariser la situation avant de prononcer la résiliation définitive.

Les sommes correspondant aux prestations déjà réalisées ou aux périodes contractuellement dues restent exigibles.

Article 19 - Droit applicable et règlement des différends

Le droit applicable aux relations contractuelles entre Externow et le Client est indiqué dans le devis ou le contrat avant son acceptation.

En cas de difficulté relative à l'interprétation, à l'exécution ou à la cessation de la relation contractuelle, les parties s'engagent à rechercher prioritairement une solution amiable.

Toute réclamation formelle peut être adressée à :

contact@externow.com

A défaut d'accord amiable, tout litige sera soumis aux juridictions compétentes déterminées conformément au droit applicable et, lorsque cela est juridiquement possible, aux stipulations du contrat conclu entre les parties.

Article 20 - Modification des CGV

Externow peut modifier les présentes CGV afin de tenir compte notamment de l'évolution de ses services, de son organisation ou de la réglementation applicable.

La version des CGV applicable à une commande est celle portée à la connaissance du Client au moment de la conclusion de la prestation, sauf modification ultérieure expressément acceptée ou rendue nécessaire par une disposition légale impérative.

Les nouvelles versions des CGV peuvent être publiées sur le site internet d'Externow.

Article 21 - Nullité partielle

Si l'une des dispositions des présentes CGV est déclarée nulle, illégale ou inapplicable, les autres dispositions demeurent applicables.

Les parties s'efforcent, lorsque cela est nécessaire, de remplacer la disposition concernée par une disposition valide dont l'effet économique et juridique se rapproche autant que possible de celui initialement recherché.

Article 22 - Acceptation des CGV

Le Client reconnaît avoir pu prendre connaissance des présentes CGV avant la conclusion de la prestation.

L'acceptation d'un devis, d'un bon de commande ou d'un contrat faisant référence aux présentes CGV emporte leur acceptation par le Client.

Externow

L'identité juridique complète et les coordonnées de facturation sont communiquées dans le devis ou le contrat avant toute commande.

contact@externow.com

06 78 53 56 19

www.externow.com